Pipeline Software tiene el placer de anunciar el lanzamiento de la nueva Versión 2019 Rev. B de sus aplicaciones Orbis de Gestión Comercial para Agencias de Viajes.
La principal novedad de esta versión es el soporte completo para la nueva normativa de Viajes Combinados y Vinculados. El pasado 28 de diciembre entró en vigor el Real Decreto-ley 23/2018, de 21 de diciembre, que realiza la trasposición a nuestra normativa de la Directiva Europea 2015/2302 del Parlamento Europeo y Consejo de 25 de Noviembre, relativa a los viajes combinados y a los servicios de viaje vinculados. La nueva definición de "Viaje combinado" y el nuevo concepto de "Servicios Vinculados" obliga a los agentes de viajes a realizar cambios significativos en sus procesos de trabajo, así como a elaborar, firmar, transmitir y archivar nueva documentación que resulta compleja de preparar. Las aplicaciones Orbis ofrecen una solución integral a este importante reto. Para ello, se han incorporado múltiples novedades, entre las que cabe destacar:
- Se ha desarrollado un nuevo sistema de plantillas en formato RTF que permite la modificación por las propias agencias desde word y otras aplicaciones. Este sistema permite disponer de plantillas para la información previa a la contratación de viajes combinados, contrato de viajes combinados e información de servicios vinculados, que pueden ser diferentes para presupuestos de expedientes, grupos, presupuestos de grupos y reservas de grupos. Orbis permite disponer de múltiples plantillas, facilitando la generación del documento adecuado según el papel que desempeñe la agencia en cada caso (mayorista, minorista u organizador y minorista) y permitiendo la generación de contratos en catalán y otros idiomas, entre otras posibilidades. Las plantillas permiten incorporar la información requerida sobre el tratamiento de datos de carácter personal y cualquier otra información que desee la agencia, eliminando la necesidad de anexar documentos adicionales. La posibilidad de edición, permite que cada agencia pueda utilizar los modelos facilitados por su Asociación o Grupo de Gestión, adaptándolos a sus circunstancias particulares.
- Se han incorporado opciones en la configuración del programa para incluir la información de la garantía por insolvencia contratada. La información de la póliza y los datos de contacto del asegurador se incluirán automáticamente en la documentación (información previa a la contratación, contrato de viajes combinados e información de servicios vinculados).
- Se han incorporado nuevos campos en las fichas de proveedores para incluir los datos de contacto para los clientes y cualquier otra información adicional que deseemos incluir en la documentación (información previa a la contratación, contrato de viajes combinados e información de servicios vinculados).
- Se ha desarrollado un sistema que extrae diariamente las recomendaciones a viajeros por países del Ministerio de Asuntos Exteriores y del Ministerio de Sanidad. Esta información, agrupada y organizada de un modo práctico, está disponible gratuitamente en las Intranets gestionadas por Pipeline Software, incluyendo la Intranet AAVV.com y las Intranets de AEVAV, UNAV, FETAVE, Grupo Europa Viajes, Team Group y Nautalia Viajes, entre otras. Además, esta información se puede incorporar automáticamente en la documentación generada desde Orbis, actualizada en tiempo real, facilitando el cumplimiento de las nuevas obligaciones de información previa a la contratación (Art. 153.1.f. RDL 1/2007) y la nueva obligación de asistencia a los viajeros en dificultades (Art. 163.2.a. RDL 1/2007).
- Se ha incorporado un nuevo campo para el itinerario en presupuestos de grupos y grupos, que se utiliza para la nueva documentación.
- Se han desarrollado nuevas opciones para la generación automática de los documentos desde presupuestos de expedientes, grupos, presupuestos de grupos y reservas de grupos. Los documentos se generan incorporando automáticamente los datos de la agencia, su logotipo y datos para la cabecera de las páginas, datos del cliente, datos de los pasajeros, información de los servicios de viaje o itinerario, información del precio y cobros, información de la garantía por insolvencia y datos de la autoridad competente según cada Comunidad Autónoma y toda la información recogida en la plantilla, incluyendo la información sobre tratamiento de datos de carácter personal (RGPD y Ley Orgánica 3/2018), además de la información sobre viajes al extranjero, en su caso. Todos los documentos generados pueden editarse, exportarse a formato word, enviarse por correo electrónico convencional, archivarse (firmados o sin firmar) en el gestor documental del expediente/grupo, firmarse presencialmente mediante dispositivos de firma biométrica (almacenando en el documento la firma y todos los datos biométricos de la misma –presión, velocidad y aceleración en cada punto-) y transmitirse telemáticamente a través de los nuevos Servicios de Confianza desarrollados por Pipeline Software específicamente para permitir la transmisión de documentos firmados y la firma a distancia de esta documentación con validez jurídica en toda la Unión Europea.
- Para la firma presencial mediante dispositivos de firma biométrica, Pipeline Software ha desarrollado integraciones para los principales dispositivos del mercado, incluyendo las gamas de Wacom, Signotec, StepOver y ePad. Orbis ofrece soporte para dispositivos accesibles localmente y a través de servidores de aplicaciones, cubriendo tanto las aplicaciones instaladas localmente (Orbis First, Junior, Profesional, Empresarial y Mayorista) como Orbis ASP y Orbis SaaS.
- Pipeline Software ha desarrollado nuevos Servicios de Confianza al amparo del Reglamento (UE) 910/2014, de 23 de julio, relativo a la identificación electrónica y los servicios de confianza para las transacciones electrónicas en el mercado interior. Gracias a estos servicios, integrados en las aplicaciones Orbis de Gestión Comercial para Agencias de Viajes, las agencias pueden remitir telemáticamente a sus clientes los contratos firmados presencialmente mediante firma biométrica y firmar contratos a distancia, todo ello con validez jurídica en toda la Unión Europea, facilitando el cumplimiento de la nueva normativa. Estos servicios, comercializados bajo la marca TDC Mail, son gratuitos para las agencias con servicio de mantenimiento de su aplicación Orbis (permitiendo la gestión sin cargo de hasta 150 documentos mensualmente), y pueden ser contratados por una tarifa plana de únicamente 10€ mensuales + IVA (hasta 150 documentos mensuales) por los usuarios de Orbis sin mantenimiento. Estos servicios registran la respuesta del servidor a los envíos y los accesos para la lectura de documentos, así como su aceptación o rechazo en caso de firma a distancia, almacenando la dirección IP, fecha y hora de cada acción y archivando el documento original. Toda la información es almacenada durante 5 años y Pipeline Software puede certificar los procesos a petición de la agencia o del destinatario dentro de este plazo. Toda la información se puede consultar en tiempo real desde el gestor de documentos de Orbis.
La Versión 2019 Rev. B incorpora además otras novedades y mejoras, entre las que cabe destacar:
- Configuración en el cliente para la emisión de factura simplificada en expedientes y reservas de grupos.
- Se ha ampliado el desarrollo de la firma para la Plantilla RGPD que tenemos para poder firmar y enviar por TDC mail.
- Modificaciones en le modulo de Prepagos para poder Predefinir la forma de pago.
- Modificación de la opción de control de factura de proveedores por proveedor/año.
- Nuevo formato de factura detallada en expedientes y reservas de grupos.
- Nueva asociación de formas de pago en solicitudes de prepagos.
- Adaptación del Servicio SII para Orbis para el SII-Canarias (IGIC).
Las Aplicaciones Orbis permiten emitir las facturas al amparo de la Disposición Adicional 4ª del Reglamento de Facturación, que se amplió el 1 de enero de 2018. El 1 de enero de este año se ha ampliado nuevamente, permitiendo también la facturación al amparo de esta D.A. de servicios a los que es de aplicación el REAV, en los que la agencia media en nombre y por cuenta del proveedor. Orbis ofrece también soporte para esta nueva ampliación. Estos cambios son muy importantes para las agencias de viajes, dado que solucionan el problema histórico de la imposibilidad de facturar determinadas operaciones en las que la agencia trabaja en nombre y por cuenta del proveedor.