SEMINARIOS VIAJES COMBINADOS Y VINCULADOS
GALICIA NOVIEMBRE 2019
El 28 de diciembre de 2018 entró en vigor la nueva normativa de Viajes Combinados y Vinculados que afecta de modo muy importante a las Agencias de Viajes. Con el fin de ayudar a las agencias a afrontar este importante reto, la Asociación de Agencias de Viajes de Pontevedra (AVIPO) y Pipeline Software organizaron dos seminarios que se celebraron en:
- Santiago de Compostela. Lunes 18 de noviembre a las 16:00 horas. Hotel Los Abetos. Dña. Nava Castro Domínguez, Directora de Turismo de Galicia, inauguró oficialmente estos seminarios.
- Vigo. Martes 19 de noviembre a las 10:00 horas. Hotel Bahía de Vigo.
AVIPO facilitó a los asistentes copias impresas de la nueva normativa y modelos de información previa a la contratación, contrato de viaje combinado y condiciones generales de contratación. Los asistentes recibieron también 1 mes de acceso gratuito al sistema TDC Mail.
José Ángel Espada, Presidente de AVIPO, presentó los seminarios. Manuel Sos, Director General de Pipeline Software, explicó la nueva normativa y su impacto en las agencias de viajes, ofreciendo información práctica y mostrando soluciones para cumplir de forma eficaz con las nuevas obligaciones. Dada la importancia de los temas a tratar, la asistencia a estos seminarios fue gratuita y estuvo abierta a todas las agencias de viajes.
La nueva definición de "Viaje combinado" y el nuevo concepto de "Servicios Vinculados" obliga a los agentes de viajes a realizar cambios significativos en sus procesos de trabajo, así como a elaborar, firmar, transmitir y archivar nueva documentación que resulta compleja de preparar. Las aplicaciones Orbis ofrecen una solución integral a este importante reto, incorporando los modelos de documentos recomendados por AVIPO. Para ello, la nueva versión 2019 Rev. B incorpora múltiples novedades, entre las que cabe destacar:
- Se ha desarrollado un nuevo sistema de plantillas en formato RTF que permite la modificación por las propias agencias desde word y otras aplicaciones. Este sistema permite disponer de plantillas para la información previa a la contratación de viajes combinados, contrato de viajes combinados e información de servicios vinculados, que pueden ser diferentes para presupuestos de expedientes, expedientes, presupuestos de grupos y reservas de grupos. Orbis permite disponer de múltiples plantillas, facilitando la generación del documento adecuado según el papel que desempeñe la agencia en cada caso (mayorista, minorista u organizador y minorista) y permitiendo la generación de contratos en gallego y otros idiomas, entre otras posibilidades. Las plantillas permiten incorporar la información requerida sobre el tratamiento de datos de carácter personal y cualquier otra información que desee la agencia, eliminando la necesidad de anexar documentos adicionales.
- Se han incorporado opciones en la configuración del programa para incluir la información de la garantía por insolvencia contratada. La información de la póliza y los datos de contacto del asegurador se incluirán automáticamente en la documentación (información previa a la contratación, contrato de viajes combinados e información de servicios vinculados).
- Se han incorporado nuevos campos en las fichas de proveedores para incluir los datos de contacto para los clientes y cualquier otra información adicional que deseemos incluir en la documentación (información previa a la contratación, contrato de viajes combinados e información de servicios vinculados).
- Se ha desarrollado un sistema que extrae diariamente las recomendaciones a viajeros por países del Ministerio de Asuntos Exteriores y del Ministerio de Sanidad. Esta información, agrupada y organizada de un modo práctico, está disponible gratuitamente en las Intranets gestionadas por Pipeline Software. Además, esta información se puede incorporar automáticamente en la documentación generada desde Orbis, actualizada en tiempo real, facilitando el cumplimiento de las nuevas obligaciones de información previa a la contratación (Art. 153.1.f. RDL 1/2007) y la nueva obligación de asistencia a los viajeros en dificultades (Art. 163.2.a. RDL 1/2007).
- Se ha incorporado un nuevo campo para el itinerario en presupuestos de grupos y grupos, que se utiliza para la nueva documentación.
- Se han desarrollado nuevas opciones para la generación automática de los documentos desde presupuestos de expedientes, expedientes, presupuestos de grupos y reservas de grupos. Los documentos se generan incorporando automáticamente los datos de la agencia, su logotipo y datos para la cabecera de las páginas, datos del cliente, datos de los pasajeros, información de los servicios de viaje o itinerario, información del precio y cobros, información de la garantía por insolvencia y datos de la autoridad competente según cada Comunidad Autónoma y toda la información recogida en la plantilla, incluyendo la información sobre tratamiento de datos de carácter personal (RGPD y Ley Orgánica 3/2018), además de la información sobre viajes al extranjero, en su caso. Todos los documentos generados p ueden editarse, exportarse a formato word, enviarse por correo electrónico convencional, archivarse (firmados o sin firmar) en el gestor documental del expediente/grupo, firmarse presencialmente mediante dispositivos de firma biométrica (almacenando en el documento la firma y todos los datos biométricos de la misma –presión, velocidad y aceleración en cada punto-) y transmitirse telemáticamente a través de los nuevos Servicios de Confianza desarrollados por Pipeline Software específicamente para permitir la transmisión de documentos firmados y la firma a distancia de esta documentación con validez jurídica en toda la Unión Europea.
- Para la firma presencial mediante dispositivos de firma biométrica, Pipeline Software ha desarrollado integraciones para los principales dispositivos del mercado, incluyendo las gamas de Wacom, Signotec, StepOver y ePad. Orbis ofrece soporte para dispositivos accesibles localmente y a través de servidores de aplicaciones, cubriendo tanto las aplicaciones instaladas localmente (Orbis First, Junior, Profesional, Empresarial y Mayorista) como Orbis ASP y Orbis SaaS.
- Pipeline Software ha desarrollado nuevos Servicios de Confianza al amparo del Reglamento (UE) 910/2014, de 23 de julio, relativo a la identificación electrónica y los servicios de confianza para las transacciones electrónicas en el mercado interior. Gracias a estos servicios, integrados en las aplicaciones Orbis de Gestión Comercial para Agencias de Viajes, las agencias pueden remitir telemáticamente a sus clientes la información precontractual y posterior contrato firmados presencialmente mediante firma biométrica y firmar contratos a distancia, todo ello con validez jurídica en toda la Unión Europea, facilitando el cumplimiento de la nueva normativa. Estos servicios, comercializados bajo la marca TDC Mail, son gratuitos para las agencias con servicio de mantenimiento de su aplicación Orbis (permitiendo la gestión sin cargo de hasta 150 documentos mensualmente), y pueden ser contratados por una tarifa plana de únicamente 10€ mensuales + IVA (hasta 150 documentos mensuales) por los usuarios de Orbis sin mantenimiento. Estos servicios registran la respuesta del servidor a los envíos y los accesos para la lectura de documentos, así como su aceptación o rechazo en caso de firma a distancia, almacenando la dirección IP, fecha y hora de cada acción y archivando el documento original. Toda la información es almacenada durante 5 años y Pipeline Software puede certificar los procesos a petición de la agencia o del destinatario dentro de este plazo. Toda la información se puede consultar en tiempo real desde el gestor de documentos de Orbis.
